Lees verder

Een coöperatie bestaat bij de gratie van de leden. Sterke statuten dragen bij aan een gestroomlijnde samenwerking. Het opstellen van statuten is niet de meest inspirerende bezigheid. Maar het is wel een belangrijke stap in de oprichting van uw coöperatie. Gelukkig hoeft u niet het wiel opnieuw uit te vinden.

Waar gáát het over?

In de statuten staat waarom de coöperatie bestaat (de doelstellingen) en hoe de coöperatie bestuurd gaat worden. Statuten gaan dus over leden, bestuurders, vergaderen, financiën en verslaglegging. Droge kost, denkt u misschien. Dat kan zo lijken, maar van goed doordachte spelregels heeft u straks jarenlang plezier.

Wat moet er altijd in staan?

  • Wat de doelstelling is van uw coöperatie.
  • Wie lid mogen worden, hoe leden toetreden en uittreden.
  • Wie verder betrokken kan zijn, bijvoorbeeld donateurs, klanten.
  • Hoe vaak de ledenvergadering bijeenkomt.
  • Hoe de leden een bestuur kiezen.
  • Welke bevoegdheden het bestuur heeft.
  • Welke besluiten het bestuur moet voorleggen aan de leden.
  • Hoe de financiële verslaglegging plaatsvindt.
  • Wie de statuten kan wijzigen of de coöperatie kan opheffen.

De algemene ledenvergadering heeft het laatste woord over de statuten. Aan het begin van de coöperatieve ontwikkelweg zijn er vaak nog geen leden en dus geen ALV. De tussenweg is de oprichtingsstatuten met een oprichtingsbestuur. Dit is een concreet startpunt, daarna zijn de statuten aan de ALV. Logisch, want een coöperatie is een democratie. U moet de statuten laten passeren door een notaris. Anders zijn ze niet geldig. Dat geldt later ook voor wijzigingen.

Statuten versus reglementen

Een belangrijke afweging: wat zetten we in de statuten en wat in het huishoudelijk reglement?

In de ontwerpfase – als u met uw initiatiefgroepje aan de keukentafel zit te schrijven – kunt u nog alle kanten op. Zolang u niet naar de notaris bent geweest om de coöperatie op te richten, zijn wijzigingen snel doorgevoerd. Later kost dat veel meer tijd, energie en geld. Statutenwijzigingen moeten dan altijd door de ledenvergadering en via de notaris. Dat kan juist uw bedoeling zijn, maar als u flexibel wilt blijven kiest u voor een ruime formulering in de statuten die u later uitwerkt in een huishoudelijk reglement. Dat kunt u wijzigen in de beslotenheid van de vereniging (de ALV), dus zonder notaris en kosten. Goede reglementen dragen ertoe bij dat uw coöperatie soepel en toetsbaar gaat functioneren. Naast het huishoudelijk reglement kunt u nog andere reglementen opstellen. Zoals een klachtenreglement of een bestuursreglement.

Ledenovereenkomsten

Coöperaties maken ook vaak gebruik van ledenovereenkomsten. Hierin tekenen het lid en de coöperatie voor de afspraken die ze maken. Zo’n overeenkomst is een goed idee als de coöperatie namens de leden én met geld van de leden gaat investeren, bijvoorbeeld in een zonne-energiecentrale. De coöperatie moet er dan op kunnen vertrouwen dat de leden financieel ‘doorkomen’. Anders kunnen de rekeningen niet worden betaald. De leden willen in zo’n situatie graag weten wat er met hun geld gebeurt. En dat ze het terugkrijgen als het project eventueel niet doorgaat.

 

Tip:
Publiceer de statuten en reglementen, transparantie en openheid horen bij de coöperatie. Geïnteresseerden en toekomstige leden kunnen dan kennis nemen van de coöperatie en haar intenties.

Naar de notaris en Kamer van Koophandel (KVK)

De statuten zijn (bijna) rond. U heeft wat geld en u bent minimaal met twee aspirant-leden. Daarmee kunt u naar de notaris. Notarissen kosten (soms veel) geld. Zorg daarom dat u zelf al zoveel mogelijk voorbereidt. Dan blijven de kosten beperkt. De notaris neemt de statuten met u door, voorziet u van deskundig advies en passeert de oprichtingsakte. Daarmee is uw coöperatie officieel opgericht. Direct na de oprichting moet u de coöperatie laten inschrijven bij de Kamer van Koophandel (KVK). Doorgaans hoeft u dat niet zelf te doen, maar regelt uw notaris de inschrijving. De KVK zorgt voor registratie bij de Belastingdienst.