Een coöperatie is gebaseerd op statuten en reglementen: afspraken die we ‘in vredestijd’ met elkaar maken en juridisch laten verankeren. Maar het leven is sterker dan de leer. Al coöpererend kan het na verloop van tijd gaan schuren en is het soms nodig om eerder gemaakte afspraken opnieuw tegen het licht te houden. In de statuten beschrijven we zelfs hoe te handelen en met welke meerderheid indien oude afspraken gaan knellen. Een vergelijkbaar artikel zouden we ook kunnen opnemen voor het geval de knelling niet structureel is -en statutenwijziging de oplossing lijkt- maar incidenteel. En zodanig incidenteel dat er sprake is van een crisissituatie waarin doortastendheid doorslaggevender is dan debatteren. De vraag die op komt, is: Welke (uitzonderlijke) situaties zijn dat? Deze en andere cruciale vragen zouden idealiter ‘in vredestijd’ middels een subtiel dialoogproces met Ledenvergadering, Bestuur en Commissarissen (de governance-driehoek) moeten worden beantwoord. ‘Besluitvorming knapt ervan op als je meerdere rondes plant en als je een rangorde kunt aangeven van meerdere voorkeuren,’ bevestigde filosoof en jurist Maxim Februari onlangs. Dat past in het pluralistisch democratisch bedrijf dat coöperatie heet.
Deze intense democratische voorbereiding is des te belangrijker omdat we richtlijnen willen maken voor situaties die je ‘noodtoestanden’ of constructiever: ‘vitaliteitstoestanden’ zou kunnen noemen. Momenten waarop je noodgedwongen tijdelijk wat democratie inlevert. Daar dien je vooraf en collectief zorgvuldig over na te denken! Wanneer is de situatie van zodanig vitaal belang voor de coöperatie dat bestuurlijk crisismanagement gelegitimeerd is?
Ten tweede: Welke argumenten dienen een beroep op de vitaliteitstoestand te onderbouwen? Denk bijvoorbeeld aan continuïteits- of financiële risico’s. Of denk aan serieuze reputatieschade voor de coöperatie en/of individuen. Als de ‘license to operate’ in het geding is. Let wel, dit zijn slechts enkele voorbeelden. Per coöperatie kunnen die argumenten verschillen.
Een derde vraag: Wie kan de vitaliteitstoestand uitroepen? RvC? Bestuur? Ledenvergadering? En met welk quorum?
Ten vierde: Hoe krijgt het bestuursproces binnen de governance driehoek gedurende de vitaliteitstoestand vorm? Sommige coöperaties kennen bijvoorbeeld een vertrouwenscommissie of een presidium van de ledenvergadering. Die zou een speciale rol kunnen vervullen zolang de vitaliteitstoestand van kracht is.
Hoe lang mag de opschorting van de normale toestand duren?, is een vijfde belangrijke vraag. Zo kort mogelijk en zo lang als nodig. En wie bepaalt dat? Zo kom je weer bij de vorige vragen. Als het echt van vitaal belang is, hangt alles met alles samen. Het incident moet integraal en toekomstgericht worden aangepakt. En zo spoedig mogelijk worden ingevoegd in de kaders van de bestaande procedures, reglementen en statuten.
‘Zo dan’, zou ik de betreffende lezer willen antwoorden. Maar ontwerp vooral zelf je eigen vitaliteitsprotocol in een coöperatieve dialoog. En doe het vóór de nood hoog wordt!
