Online ALV tijdens de corona-crisis

Royal FloraHolland

De jaarvergadering van de coöperatie waarin de jaarstukken worden vastgesteld, moet binnen 6 maanden na einde boekjaar gehouden worden. Dit is bij u allen ongetwijfeld een punt van zorg, omdat ofwel het opmaken van de jaarstukken zelf vertraging oploopt, ofwel het houden van de jaarvergadering niet mogelijk is. Bij veel coöperaties zullen beide punten aan de orde zijn. In dit artikel belichten we de wettelijke kaders voor het houden van online vergaderingen, de mogelijkheden en onmogelijkheden, en bespreken we eventuele oplossingen.

De wet kent sinds 2006 een regeling op het punt van elektronisch vergaderen en stemmen. Deze regeling kent als uitgangspunt dat elektronisch stemmen mogelijk is, op voorwaarde dat de statuten van de coöperatie dit toestaan. Statuten die dateren van vóór 2006 zullen deze mogelijkheid niet kennen, waardoor het online stemmen op een algemene vergadering (ALV) niet mogelijk is. Maar ook als de coöperatie op dit punt ‘moderne’ statuten heeft, moet men nog steeds een fysieke vergadering houden, waar leden naar toe kunnen komen. Hoewel er op dit punt enige onduidelijkheid heerst, mag je ervan uitgaan dat in ieder geval de bestuurders en commissarissen aanwezig dienen te zijn. Gezien de huidige situatie rondom het corona-virus kunt u in de uitnodiging wel een dringend verzoek doen op uw leden geen gebruik te maken van het fysiek bijwonen van de vergadering, maar online te stemmen. Het kan voor de organisatie praktisch zijn om de leden ook te verzoeken contact met u op