Lees verder
De coöperatie is een democratische organisatie. Ieder lid heeft (minimaal) één stem. Dat is in de wet verankerd en een van de grondbeginselen van de coöperatie. De vraag is echter hoe die stem uitgebracht kan worden. Stemmen bij volmacht is mogelijk, maar daarnaast biedt de wet ruimte om een elektronische stem uit te brengen. Links en rechts wordt er al voorzichtig geëxperimenteerd met digitaal stemmen. Wat is er mogelijk en wat zijn de haken en ogen?
Arjen van Nuland, Martijn van Steensel

Ruim 10 jaar geleden is in de wet de mogelijkheid gecreëerd om langs elektronische weg een stem uit te brengen. Ook het afgeven van vergadervolmachten via e-mail kan hieronder verstaan worden. Veel statuten van coöperaties die sindsdien gewijzigd zijn, hebben deze vorm van stemmen mogelijk gemaakt. Vaak is dat vanuit de gedachte “het kan er maar alvast in staan”. De daadwerkelijke toepassing ervan bij coöperaties is echter nog beperkt; zeker in vergelijking met grote vennootschappen die vaak wereldwijd aandeelhouders hebben.

Volmacht en stemmen

Met elektronisch stemmen wordt allereerst voor een afwezig lid de mogelijkheid gecreëerd om iemand via een elektronisch communicatiemiddel (zoals e-mail) een volmacht te geven voor het uitbrengen van een stem.

Daarnaast is het mogelijk om via een elektronisch communicatiemiddel te stemmen tijdens een algemene ledenvergadering. De wet noemt een aantal voorwaarden waaraan voldaan moet worden. Als eerste moet de mogelijkheid tot digitaal stemmen in de statuten vermeld staan. De wet stelt in een dergelijk geval wel een aantal minimumeisen aan het elektronisch communicatiemiddel door middel waarvan het stemrecht wordt uitgeoefend. In de eerste plaats moet degene die zijn stem uitbrengt kunnen worden geïdentificeerd. Dat kan bijvoorbeeld door de leden een unieke toegangscode te verschaffen. Daarnaast dient de stemgerechtigde via het elektronisch communicatiemiddel rechtstreeks van de verhandelingen ter vergadering kennis te kunnen nemen. Dat betekent slechts dat de vergadering op afstand inhoudelijk gevolgd moet kunnen worden, maar niet dat ook noodzakelijk is dat men kan deelnemen aan de beraadslaging tijdens de vergadering (meepraten). Tot slot moet de stemgerechtigde via het elektronisch communicatiemiddel het stemrecht kunnen uitoefenen.

De wet staat het toe dat er in de statuten aanvullende voorwaarden gesteld worden aan het gebruik van het elektronisch communicatiemiddel. De statuten kunnen voorts de bevoegdheid toekennen aan bijvoorbeeld het bestuur om nadere voorwaarden te stellen aan het gebruik van het elektronisch communicatiemiddel. De coöperatie heeft een inspanningsverplichting om ervoor te zorgen dat het digitaal stemmen probleemloos verloopt. In de praktijk komt deze verplichting neer op het zorgen dat met moderne middelen en professionele partijen gewerkt wordt.

“Wordt de besluitvorming ook kwalitatief beter door het digitaal stemmen?”

Voor de vergadering

Naast de mogelijkheid om via een elektronisch communicatiemiddel deel te nemen aan de vergadering, staat de wet ook toe dat de statuten bepalen dat stemmen die voorafgaand aan de algemene vergadering via een elektronisch communicatiemiddel worden uitgebracht gelijk worden gesteld met stemmen die tijdens de vergadering worden uitgebracht. De wet bepaalt wel dat dergelijke stemmen slechts meegeteld kunnen worden, als zij niet eerder dan op de 30e dag vóór die van de vergadering zijn uitgebracht.

Het gebruik van deze mogelijkheid gaat gepaard met een aantal aandachtspunten, zoals dat een lid die op deze wijze zijn stem uitbrengt, tijdens de vergadering geen stem meer kan uitbrengen. Verder dient een lid zich te realiseren dat de wet in principe geen ruimte laat voor het later wijzigen van een uitgebrachte stem, ook niet als het lid tijdens de vergadering toch aanwezig is. Wel is denkbaar dat de statuten hier een regeling voor treffen, omdat het natuurlijk zo kan zijn dat deelname aan de vergadering tot gewijzigde inzichten leidt. Een laatste punt van aandacht is dat de statuten (en de wet) kunnen bepalen dat voor bepaalde besluiten – zoals statutenwijziging en ontbinding – ten minste een bepaald aantal leden ter vergadering aanwezig of vertegenwoordigd moet zijn. Hiermee wordt beoogd te waarborgen dat een besluit een bepaald draagvlak binnen de leden heeft. De wet regelt echter niet hoe in een dergelijk geval moet worden omgegaan met de voorafgaand aan de vergadering elektronisch uitgebrachte stemmen. Het verdient daarom de voorkeur om in de statuten een passende regeling op te nemen, die duidelijk uiteenzet hoe hiermee moet worden omgegaan.

Digitaal stemmen is mogelijk gemaakt om de betrokkenheid van leden te vergroten.”

Niet aanwezig

Het voordeel van digitaal stemmen is dat ook leden die niet in de gelegenheid zijn om bij de vergadering te zijn (zelf) een stem kunnen uitbrengen. Dat kan zeker bij coöperaties met een groot werkgebied zorgen voor bredere besluitvorming. Dat was voor de wetgever ook de aanleiding om digitaal stemmen mogelijk te maken, om zo de betrokkenheid van leden te vergroten.

Royal FloraHolland
In de afgelopen ledenvergadering konden de leden van Royal FloraHolland hun stem voor het eerst ook vooraf en digitaal vanuit huis uitbrengen. Voor het uitbrengen van hun stem hoefden de leden niet naar de vergadering te komen of aanwezig te zijn op een bepaalde locatie in het buitenland. Door een app te downloaden kon vanaf elke plek waar ook ter wereld worden gestemd en ook voorafgaand aan de vergadering. Daarnaast was de vergadering live via een videostream te volgen. Op de vergadering was er voor de aanwezige leden het vertrouwde stemkastje, dat in 2013 de eerste stap was in digitaal stemmen. Dankzij deze extra stemmogelijkheden werd de stemopkomst zelfs verdubbeld. Met het oog op de toekomst is dat voor Royal FloraHolland een reden om er verder in te investeren, te meer omdat de ledenvergadering in het nieuwe jaar door een ledenraad vervangen gaat worden. Dan helpt het om over een laagdrempelig middel te beschikken dat leden in staat stelt bij de besluitvorming van de coöperatie betrokken te zijn. De beveiliging op internet en in het bijzonder de veiligheid van digitaal stemmen zal daarbij speciale onverdeelde aandacht hebben. Met de juiste implementaties, een geaccrediteerde leverancier en inachtneming van de veiligheidsvereisten ziet Royal FloraHolland dat met vertrouwen tegemoet.

Kwaliteit besluitvorming

Het is echter de vraag of de besluitvorming ook kwalitatief beter wordt door het digitaal stemmen. Immers, voor een goede besluitvorming is ook nodig dat er informatievoorziening en uitwisseling van meningen plaatsvindt. Dit kan eventueel ook op afstand plaatsvinden. Zo kunnen leden van Royal FloraHolland in bijvoorbeeld Kenia de vergadering op afstand bijwonen en ook live vragen stellen.

Bij andere ondernemingen kan men de vergadering volgen zonder te kunnen participeren in de discussie. Dat is voor het ordelijk verloop van de vergadering soms prettiger, maar vernauwt de uitwisseling van informatie en standpunten omdat alleen de mensen die fysiek bij de vergadering aanwezig zijn inbreng hebben. Voor sommige onderwerpen kan dat prima, maar de kwaliteit van besluitvorming bij de algemene ledenvergadering wordt vaak ook bepaald door gesprekken tussen leden en tussen bestuur en leden.

Het elektronisch stemmen zal de komende jaren steeds gangbaarder worden; de technieken worden steeds beter en ook de leden raken er meer mee bekend. De waarde van de stem van het lid wordt echter bepaald door de kracht van de dialoog in de coöperatie, dus ook door het deelnemen aan vergaderingen en bijeenkomsten. Inspraak zonder inzicht leidt immers tot uitspraak zonder uitzicht.